I næste uge skal du til møde i Nordsjælland på NOKC. Det er det årlige strategimøde. I skal diskutere og lægge budgetter for næste års tiltag. Organisationen er jo stor, så det vil blive et meget langt møde – der vil være mange forskellige punkter på agendaen. Nogle vil handle om helt specifikke tiltag, som skal sættes i gang i bestemte områder rundt om i landet. Andre vil handle om lidt mere uspecificerede tiltag, der vil gælde for hele organisationen. Fx sådan noget som promovering af jeres mission og jeres etik. Mødearrangørerne har planlagt, at mødet skal vare i 3 dage, så der er tid til at få strategien på plads. Det bliver altså et maraton-møde.
Det er i Allerød
Du kender ikke stedet, hvor mødet skal afholdes. Du har dog fået tilsendt et link til de mødefaciliteter i Allerød, som skal danne rammen om mødet. Det ser fint ud. Du kan se, at der både er små og store mødelokaler. Du kan også se, at der er et kæmpestort auditorium. Du kigger også på billederne af kantinen og restauranten i konferencecenteret. Det ser flot ud. Der er billeder af fint opdækkede borde og lækker mad. Du spørger dig selv, om I får sådan en af de der mødepakker, der består af vouchers til frokoster, middage og morgenmad? Laver man i det hele taget mødepakker i Allerød? Eller bliver det noget med at du selv skal dække omkostningerne til forplejning under mødet? Tre dages restaurantbesøg, besøg på cafeer eller hos bagere kan jo løbe op i ret mange penge.
Du lægger tanken fra dig. Det skal ikke ødelægge, at du faktisk glæder dig til mødet. Det bliver spændende. Og fordi mødet afholdes i omgivelser, der giver let adgang til smuk natur, så skal det nok gå godt med dit oplæg. Du kan jo godt lide at gå en tur i skoven eller langs markerne, så du lige får iltet hjernen igennem, inden du går på podiet.
Nemt at komme dertil
Men hvordan kommer du frem til mødefaciliteterne i Allerød? Du har googlet adressen, som står på programmet, så du kan få en idé om, hvor mødet i Nordsjælland bliver afholdt. Der må dog være en fejl i programmet. Adressen nævner nemlig noget, der hedder Lillerød. Og den kan du ikke finde på Google Maps. Du googler derfor efter ”mødelokaler Lillerød”. Det giver pote. Du ser med det samme en henvisning til et stort konferencecenter, som har den samme adresse, som den der står på programmet. På centerets site står der bare, at det ligger i Allerød. Og lidt længere nede på sitet er der helt præcise vejledninger over, hvordan du kommer dertil. Du kan se, at du skal med tog til København og derfra med S-tog til Allerød. Så langt, så godt. At du så skal med bus, som går lige til centerets dør, er en fordel.
Du har ro i sjælen nu: Du ved, at du skal til et spændende møde i Nordsjælland. Du ved, hvordan du kommer frem til mødefaciliteterne i Allerød – som altså også er Lillerød! Du håber, at der vil være mødepakker, så du ikke behøver at lede efter spisesteder i Allerød by.
Det at arrangere et godt møde
Hvordan arrangerer du et godt møde for x antal deltagere? Svaret vil nok være, at du booker mødelokalet og sørger for, at der er mulighed for at deltagerne kan få en forfriskning, kaffe og måske også frugt, inden I går ud til frokost. Og når mødet, som bliver saboteret, fordi I har spist for meget og ovenikøbet også får kaffe og kage, er overstået, så går I hver til sit. Så: Det er en dårlig idé at holde mødet i København.
Nej, lyt til mine råd: Hold mødet i Nordsjælland. Helt specifikt: Du skal booke mødelokaler i Allerød. Her har du nemlig mulighed for at finde mødelokaler, der kan huse det antal deltagere, der er brug for. Intet er værre end at sidde i et hotels festsal og holde møde dér, selvom der er sat afskærmende vægge op! Mødelokalerne i Allerød kan huse alle slags møder: Med få eller mange deltagere. Du skal bare fortælle dem, hvor mange I bliver: fire personer? Ti? 60? Men det er ikke kun størrelsen på mødelokalerne og antallet af deltagere, du skal tænke på.
Hvilken type mødefaciliteter?
Du skal også overveje, hvilke mødefaciliteter I får brug for. Og der er rigtigt gode mødefaciliteter i Allerød – i hvert fald på det sted, som jeg kender til. Mødefaciliteter er nemlig ikke kun et spørgsmål om borde og stole, der er sat op i rundkreds – eller firkant – i et passende rum.
Mødefaciliteter inkluderer næsten alt det, der lægger gode rammer for et møde: Lounges, hvor I kan få et hvil efter intense diskussioner. Reception, der kan holde telefonsamtaler tilbage og tage imod beskeder. AV-udstyr, som I må benytte i mødelokalet. Wi-Fi mv.
Jo bedre du kan definere, hvilke mødefaciliteter, I har brug for, desto bedre bliver mødet – simpelthen fordi I bliver mere effektive. Og selvom en lounge måske ikke absolut er en nødvendighed, så vil det være rart for alle, at de ligesom kan få strakt benene og / eller sætte sig i en lounge, hvor de kan se på noget smukt – et stykke kunst eller grønne planter. Alt efter hvor langt mødet er planlagt til, så bør du overveje muligheden for at købe mødepakker til alle deltagere.
Det er ikke spor kompliceret
Og ja, mødepakker er faktisk ikke andet end, at du sammen med udlejeren af mødelokalerne, definerer hvilke måltider og snacks I vil få brug for. Måske skal I have formiddagskaffe med småkager, frokost, eftermiddagskaffe og forfriskninger og middag efter mødet. Udlejerens restaurant kan så sørge for at have kaffe, frokost og middag klar til jer på de rigtige tidspunkter. Der vil derfor ikke blive spildt tid med at vente i en kø i en kantine, eller på at tjenerne først lige skal opdage, at I har sat jer ved et af bordene i restauranten. Og ja, de mødepakker i Allerød, som jeg har prøvet, har alle været rigtigt gode: Frisk kaffe, koldt kildevand, friske og økologiske råvarer og frugt mv. Jo jeg kan ikke understrege det tilstrækkeligt: Hold møde i Nordsjælland – nærmere betegnet i Allerød, så jeres møde bliver en succes. Dér er der fleksibilitet og professionalisme.
